A administração de consultórios odontológicos é tão importante quanto a sua própria formação na área de saúde bucal. Afinal, mesmo que você seja bom tecnicamente, os seus erros no gerenciamento de sua clínica podem comprometer o lado financeiro do negócio.
Atitudes como chegar atrasado, não conhecer seu público-alvo ou não controlar o fluxo de caixa são erros bastante comuns que os recém-formados cometem. E mesmo não tendo um curso de administração de consultório odontológico é muito importante conhecer os métodos para aplicar em sua clínica.
Pensando nisso, listamos 9 erros que muitos profissionais cometem em sua gestão e explicamos como evitá-los para garantir o sucesso de sua clínica odontológica. Vamos lá!
1. Ter o hábito de chegar atrasado
Não é porque sua clínica possui um excelente ambiente para o cliente, como TV, revistas atuais e água fresca, que você deixará de ser pontual, não é mesmo?
Ninguém gosta de ficar tanto tempo esperando, principalmente porque, assim como você, os pacientes também possuem tarefas e horários a cumprir. Por essa razão, melhor fazer uso de uma agenda para organizar seus horários, incluindo os possíveis encaixes.
E quanto aos pacientes que sempre atrasam ou faltam às consultas, procure otimizar esse tempo por meio de SMS, por exemplo. Isso ajuda a lembrar o paciente, fazer remarcações ou confirmar encaixes e consultas.
2. Não conhecer seu público-alvo
Se você é daqueles que pensa que consultório odontológico só tem um público-alvo: clientes que precisam de tratamentos dentários, então você já está fazendo isso errado.
O público-alvo é uma maneira do dentista e proprietário de uma clínica saber quem são as pessoas propensas a frequentar o seu consultório, ou seja, qual a faixa etária, renda, interesses etc.
Um exemplo disso é que um cliente com renda alta e interessado em técnicas avançadas e de alto custo certamente não frequentará aquela clínica em que o profissional não tenha especialidade ou não ofereça serviços de alto padrão. Portanto, pra quê panfletar para esse público?
3. Dividir tarefas de forma inadequada
É possível que você tenha encontrado clínicas em que gestores acumulam funções em vez de delegar tais tarefas para outras pessoas, correto?
Além de sobrecarregar com serviços que poderiam ser executados por terceiros, você ainda corre o sério risco de não desempenhar bem as funções que somente devem ser atribuídas a você. Mas, cuidado! Delegar tarefas a pessoas que não têm competência também é um péssimo negócio.
4. Ignorar seu concorrente
Não importa se o dentista vizinho é seu amigo, ele não deixa de ser um concorrente. O nome ‘concorrente’ não é pejorativo, apenas lembra que o lucro do consultório do seu amigo não vai entrar no caixa do seu consultório.
Portanto, conheça o seu concorrente, seu tipo de marketing, qual o atendimento (se atende um ou mais convênios) e quais estratégias utiliza para angariar e fidelizar pacientes. Faz muita diferença na gestão de consultório odontológico.
5. Não se preocupar em traçar metas
Quem não se preocupa com metas não tem como saber se a clínica é um sucesso e, logo, não tem controle sobre o número de pacientes que possui. É importante saber quanto você precisa lucrar por mês para cobrir o capital investido no consultório e começar a ganhar dinheiro para as suas próprias despesas.
Ao traçar metas, todos da sua equipe se preocupam em atender um determinado número de pacientes por mês, e quantos precisam manter ao longo dos anos.
Mas é bom ficar atento para não se prender a essa meta. Às vezes, você já atingiu e, agora, precisa pensar em novos objetivos que estejam de acordo com a evolução da sua clínica odontológica.
6. Não controlar o fluxo de caixa
Se você já possui metas a serem cumpridas, então precisa do fluxo de caixa para controlar os rendimentos e as despesas do seu consultório.
Ter um fluxo de caixa e manter o sistema financeiro atualizado são medidas que ajudam o profissional a saber quanto entra e sai de sua clínica, se há prejuízo e se é hora de refazer as metas.
7. Não otimizar seu trabalho com um software de gestão de clínicas e consultórios
Já imaginou perder todos os dados importantes dos seus pacientes, bem como prontuários e consultas? Além de gastar um bom tempo refazendo, isso também reflete em um marketing ruim, afinal, o paciente precisará repetir seus dados, dando a impressão de que ele não é importante para o cirurgião-dentista.
Evite isso utilizando um software de gestão de clínicas! Um bom programa pode otimizar todo o seu trabalho, facilitando a marcação de consultas, cálculos, prontuários, cadastro dos clientes, informar sobre a saúde financeira da clínica, e ainda fazer um backup de todos os dados.
8. Não investir em marketing
Deixar de investir em marketing (interno e externo) para atrair e fidelizar clientes é um dos erros da administração de clínicas odontológicas. Mesmo que você possua uma base de clientes fixos, nunca deixe o marketing de lado.
Faça um orçamento mensal para esse ponto. Divulgue por meio de panfletos, rádio, TV e em novas mídias, como as redes sociais. Cuide da aparência e conforto de sua clínica para melhor atender os pacientes e você terá um bom retorno.
9. Não oferecer formas de pagamento fixas
A tentativa de vender um tratamento ao flexibilizar as formas de pagamento é uma ótima ideia para garantir o cliente, não é? Isso porque nem todo paciente poderá pagar o serviço todo no mesmo dia.
Porém, isso não significa que você o deixará livre para pagar quando puder. Essa liberdade, a longo prazo, pode tornar seu consultório inadimplente, porque se muitos pacientes abandonarem o tratamento, sua clínica não terá retorno financeiro.
Portanto, estipule contratos e parcelas fixas para começar a vender um plano de tratamento de forma correta.
O sucesso do seu consultório depende de você!
Lembre-se que a administração do consultório odontológico está em suas mãos tanto quanto a saúde bucal de seu paciente. Seguindo essas dicas e evitando os erros mencionados, você tem tudo para se tornar um ótimo gestor de sua clínica, e ainda inspirar seus colaboradores e funcionários a trabalhar cada vez melhor.
Se este artigo sobre os erros na administração de consultórios odontológicos sanou suas dúvidas, e vai ajudá-lo a gerir melhor o seu negócio, deixe um comentário para que possamos saber a sua opinião!
