O controle de pacientes é um assunto importante para que a clínica obtenha bom rendimento em seus serviços. Isso se dá graças à função dele: é uma ferramenta de organização e gerenciamento, que serve como indicador da eficiência do atendimento aos pacientes.
Quando a clínica, de fato, acompanha esses dados, todo o fluxo de atendimento funciona em harmonia. E isso garante a otimização do tempo e a potencialização da produtividade dos profissionais de saúde, de quem os auxilia e faz a recepção, além da satisfação de quem se consulta. Confira!
Qual é a importância de fazer o controle de pacientes?
Controlar o andamento de agendamentos, consultas e retornos é importante para não atrasar a rotina da clínica. Quando esse processo é mal controlado, a gestão perde tempo que poderia investir em ações que agregam à clínica em vez de resolver fatores pontuais.
Ao ganhar em agilidade, os serviços se tornam mais eficientes. A equipe não fica suscetível a erros, ganha em produtividade e ainda garante que todas as áreas sejam otimizadas, sem que haja preocupação com lembretes a pacientes, encaixes e outros — que em grande escala podem levar o negócio ao fracasso.
Como otimizar esse processo?
Ter uma agenda organizada e dar atenção aos pacientes: essa dupla faz que o atendimento da clínica seja um sucesso. Se o paciente — que é o cliente de negócios desse setor — está satisfeito, significa que a clínica entrega qualidade.
Isso se traduz em bom posicionamento no mercado, o que torna a empresa referência, além de resultar na fidelização e na conquista de novos clientes. Acompanhe três dicas para ajudá-lo a alcançar esse patamar!
Faça uma estimativa do tempo de atendimento
Para obter o máximo de eficiência nos horários de atendimento, estabeleça um tempo aproximado de consulta. Claro que cada encontro é particular, mas quando se tem uma base, é possível programar intervalos entre os agendamentos.
Assim, caso haja algum imprevisto ou o atendimento demore mais por algum motivo, há tempo para corrigir o que for necessário e encaixar tudo para que o próximo paciente não seja prejudicado. Não são necessários mais do que 15 minutos de intervalo.
Use a tecnologia a favor da clínica
Não se pode discordar que a revolução digital renova o mercado. Assim, sua clínica também deve utilizá-la para obter mais expertise em todos os processos realizados.
Desde a comunicação com o paciente até a inserção de informações em um sistema que centraliza os dados, tudo o que a tecnologia pode oferecer deve ser aproveitado. Confira, a seguir, três formas de controlar a experiência dos pacientes.
Treine a equipe com foco em resultado
Antes de qualquer coisa, a equipe precisa estar apta a usar os métodos mais eficientes para controlar os compromissos. Direcione os treinamentos para o atendimento de excelência ao paciente.
Todos que entram em contato com o sistema precisam estar bem instruídos a fim de não haver confusão nos registros. A boa gestão do tempo só é possível se todos estão alinhados e em busca de resultados positivos.
Confirme as consultas e envie lembretes
A marcação e o cancelamento de consultas, bem como anotações e envios de notificações, podem ser feitos com tranquilidade quando há um bom controle dos pacientes. Para atender em grande escala, usar meios manuais, como agenda de papel e ligação telefônica, está fora de questão.
Automatize o processo de confirmação das consultas com a programação de um alerta automático — como o envio de um SMS — para o paciente quando faltarem um ou dois dias para o atendimento. Assim, evitam-se faltas e economiza-se o tempo necessário para confirmar as consultas.
Canais de comunicação como o WhatsApp são tendência. Pode-se usá-lo para que os pacientes falem diretamente caso haja alguma dúvida. É importante estabelecer um horário para o uso dessa ferramenta, bem como uma estimativa de espera para resposta.
Mantenha a visualização dinâmica
É comum que diferentes profissionais de saúde, apesar de atuarem todos no mesmo consultório, tenham agendas individuais e independentes. Ainda que cada um tenha seus próprios horários, é preciso que quem os gerencia tenha a visão integral dos atendimentos.
Uma agenda integrada permite tanto registrar a personalização de acordo com o horário disponível de cada profissional quanto calcular a capacidade de trabalho deles. Além disso, é uma forma de fazer que o local não fique sobrecarregado.
Manter uma agenda digital única é a melhor forma de integrar os diários sem prejudicar o desempenho pessoal dos profissionais. A gestão pode, então, acompanhar a movimentação da clínica, controlar o volume de pacientes atendidos e até emitir relatórios sobre quando eles estão ou não em alta.
Invista em um bom software de gestão
Quando se fala em controle, há uma relação direta com a gestão, já que o trabalho da administração é controlar os processos da empresa. Na clínica, os pacientes são os clientes e seu comportamento deve ser acompanhado e direcionado de acordo com os grandes objetivos da organização.
Uma solução inteligente para integrar, centralizar e distribuir as informações sobre os serviços prestados é investir em um bom software de gestão. Com ele, é possível gerenciar o fluxo de pacientes e as agendas, bem como colaborar com o controle financeiro da empresa.
Quando os dados são registrados, economiza-se tempo e diminuem as chances de erros de preenchimento — o que evita transtornos, retrabalhos e prejuízos financeiros. Além disso, o envio de lembretes e a confirmação de consultas podem ser automatizados por meio de um sistema único, que agrupe o atendimento de todos os profissionais.
Ao manter todas as informações facilmente acessíveis, a clínica ganha flexibilidade e pode se aproximar mais dos pacientes ao atender com excelência e agilidade todas as solicitações. Os procedimentos funcionam com muito mais fluidez, de forma a conferir confiança à marca.
O controle de pacientes — quando auxiliado pela tecnologia — faz que a clínica estabeleça um bom relacionamento com a base de atendimento. Isso traz diversas vantagens e é um diferencial competitivo em relação a quem utiliza meios ultrapassados de gestão.
Para progredir nesse sentido, entre em contato conosco. Conte-nos as dificuldades que sua clínica enfrenta e saiba como podemos ajudar!
