Fazer a administração de um consultorio odontologico não é uma das tarefas mais fáceis mas, também não a uma tarefa tão complexa, que você não consiga realizar. Embora as faculdades não ofereçam muitas disciplinas relacionadas à gestão, você precisa desenvolver habilidades administrativas, caso contrário, não vai conseguir atrair pacientes e nem fazer uma boa gestão do dinheiro.
Uma boa estratégia para conseguir fazer bem o trabalho de gestor é se apoiar em quatro pilares básicos: atendimento, vendas, financeiro e marketing. Esses são os pontos de apoio que regem qualquer atividade empresarial. Vamos entender um pouco mais sobre eles.
Entenda os quatro pilares da administração
Atendimento
Com uma concorrência tão acirrada, o atendimento se tornou um dos principais diferenciais dentro das empresas. E, no consultório, isso não é diferente. Para fazer uma boa gestão de seu negócio, regras de um bom atendimento devem ser estabelecidas, tanto para a equipe de dentistas quanto para secretárias e técnicos.
Vendas
O consultório vive de pacientes e, para que eles cheguem até você, é necessário criar estratégias para atraí-los. Um dentista que não sabe vender seus serviços não sobrevive no mercado.
Tanto dentistas quanto atendentes devem ter habilidades para as vendas, pois o paciente começa a ser conquistado no momento em que ele liga para o consultório para marcar uma consulta.
Financeiro
A saúde financeira do consultório é essencial para o sucesso do negócio. Se ele não for bem administrado não há como ter sucesso. É preciso ter controle de despesas e receitas, para saber se realmente o negócio está dando lucro.
Marketing
Para que seu consultório consiga atrair e fidelizar pacientes é preciso dar atenção especial ao marketing. Boas estratégias aliadas a um bom atendimento e serviços de qualidade garantem que seu negócio tenha bons resultados e vida longa.
Veja algumas dicas de como fazer uma boa administração de consultorio odontologico
Agora que você entendeu um pouco melhor sobre os quatro pilares básicos para uma boa administração do consultório, vamos dar algumas dicas sobre o assunto. Confira!
Mantenha o capital de giro
Para impedir que o consultório acumule contas e feche o mês no “vermelho”, é essencial que você mantenha um capital de giro. Esse dinheiro deve ser o suficiente para manter as obrigações da empresa com pagamento de funcionários, compras de materiais, despesas com aluguel, água, luz, telefone e melhorias no negócio.
Uma boa forma de garantir que não falte dinheiro na conta do consultório, é separar o seu dinheiro do dinheiro da empresa. Parece óbvio falar isso, mas nem todos os dentistas trabalham dessa forma, o que atrapalha o crescimento do negócio.
Então, crie uma conta empresarial e não faça retiradas desse dinheiro para suas contas pessoais. O melhor nesse caso é você estabelecer seu salário. Assim, se o faturamento do consultório é R$ 30 mil, uma parte deve ser seu pró-labore e o restante, da empresa.
Invista em marketing
Investir em marketing é essencial para a saúde dos negócios, mas você precisa investir nos canais de comunicação corretos. Então, procure conhecer seu público-alvo para saber com quais estratégias eles serão impactados de forma mais eficiente.
Embora trabalhar com panfletos e outros tipos de mídia impressa sejam boas opções, o marketing online ainda é a forma mais barata e eficaz para divulgar seu negócio. Por isso, seu consultório deve ter presença nas principais redes sociais.
E não se esqueça das estratégias de marketing de conteúdo, pois informações relevantes podem aproximar o negócio de seu público. Só lembre-se de ficar atento às orientações do CFO (Código de Ética do Conselho Federal de Odontologia) em relação à divulgação de serviços odontológicos.
Mantenha uma equipe treinada
A secretária é a primeira pessoa a ter contato com um paciente, desde o momento que ele liga para o consultório até a data da consulta. Por isso, essa profissional deve receber treinamento constante sobre excelência no atendimento.
Um curso de técnicas em vendas para saber argumentar com as pessoas também fará toda a diferença na hora de fechar os serviços do consultório.
Ela precisa também aprender sobre todos os procedimentos oferecidos no estabelecimento, para que consiga conversar com os pacientes e tirar possíveis dúvidas simples. Seus colegas de profissão e técnicos e auxiliares em saúde bucal também devem ser treinados para seguir regras de atendimento.
Faça parcerias com bons fornecedores
Bons fornecedores são essenciais para que você consiga fazer uma boa administração de consultorio odontologico. Por isso, faça parcerias com empresas sérias e comprometidas, que nunca atrasem a entrega dos materiais e prezem pela qualidade de seus produtos.
Imagine marcar uma cirurgia de implante e o fornecedor atrasar a entrega dos materiais necessários para a cirurgia? Receber um produto em mal estado e ter problemas para trocá-lo também será bastante prejudicial para seus negócios.
Além disso, seus fornecedores devem oferecer um preço justo e ter boas condições de pagamento. Os laboratórios de prótese devem ser competentes para realizar um serviço de qualidade e ainda entregar a demanda nas datas corretas.
Tenha um software de gestão
Como você viu, a gestão de um consultório não é tão simples. É preciso ter muita organização, foco e paciência para conseguir administrar todos os setores e ainda fazer seu negócio crescer. Para facilitar sua vida, você pode contratar um software de gestão.
Existem softwares específicos no mercado para consultórios odontológicos. Esses programas são completos e têm controle de fluxo de caixa, agenda de pacientes, ferramentas para a geração de relatórios que mostram a progressão financeira do negócio, entre outras diversas funções.
Em um CRM, são inseridas todas as informações do paciente, o que facilita as estratégias de marketing de relacionamento — essenciais para fidelização de pacientes no consultório.
E o melhor de tudo é que esses sistemas são online. Sendo assim, você pode acessar informações de seu negócio a qualquer hora e lugar. Por meio de relatórios de desempenho, será mais fácil identificar os problemas do consultório e criar estratégias para melhorar o seu negócio.
O controle financeiro também será bem mais fácil, pois todas as entradas e saídas de dinheiro ficam registradas, o que torna a gestão de todo o consultório bem mais simples, eficaz e segura.
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