Não há dúvidas: para que um consultório ou clínica tenha sucesso, um dos segredos é a organização da agenda. Achou um exagero? Não é. Quando a agenda é bem administrada todos saem ganhando: os profissionais e, especialmente, os pacientes. O nível de insatisfação, estresse e reclamações em relação à demora e outros problemas tende a diminuir.
Apesar de parecer uma tarefa simples, manter a agenda em dia é um desafio diário para os dentistas e assistentes. Quer organizá-la e deixá-la mais eficiente? Continue lendo para conferir as dicas que separei para você!
Crie um intervalo entre as consultas
Sobrepor horários é uma das maiores falhas na organização da agenda de alguns consultórios. Ao contrário de agilizar o atendimento, fazer isso aumenta a fila de espera na recepção e a insatisfação dos pacientes.
O ideal é marcar as consultas com pelo menos 10 minutos de diferença entre uma e outra. Com esse período de folga, você consegue se organizar para receber um novo paciente.
Confirme suas consultas um dia antes
É comum as pessoas esquecerem que têm horário agendado. E o hábito de confirmar a consulta um dia antes com seus pacientes pode agilizar bastante a sua agenda e evitar faltas desnecessárias.
Além disso, você consegue reorganizar a agenda para um atendimento de urgência, caso um de seus pacientes não possa comparecer à consulta.
Intercale primeiras consultas e consultas de rotina
Essa dica vai te ajudar a desafogar sua agenda, já que consultas de rotina costumam durar mais tempo que as consultas de avaliação. Tente atender os novos pacientes entre os atendimentos mais demorados. Assim, você aproveita seu tempo de maneira eficiente.
Escolha um software para agendamentos
Usar agendas de papel dificulta muito sua capacidade de gestão (imagina o tanto de rasuras e confusões que acontecem no processo de desmarcar e reagendar pacientes?).
Hoje em dia há vários softwares de gestão eletrônica que podem te ajudar a gastar menos tempo, tinta e papel na hora de organizar sua agenda.
Delegue tarefas
Sim, muitos profissionais sofrem com o fato de assumirem muitas atividades no consultório ao mesmo tempo. O ideal é focar no que realmente for fundamental. Se sua função principal for o atendimento de pacientes, priorize isso e deixe os demais assuntos serem resolvidos pela sua recepcionista, por exemplo.
Renda-se à tecnologia
Uma coisa é fato: a tecnologia agiliza muito o nosso dia a dia. Além do software de agendamentos, existe uma lista de soluções que podem ajudá-lo a organizar sua agenda.
Os exames que necessitam de imagens, por exemplo, podem ser digitalizados para facilitar o envio para seu fornecedor de próteses. A Nota Fiscal de serviço também pode ser enviada para seu paciente por e-mail. O lembrete de consulta pode ser enviado por um aplicativo.
Esses pequenos diferenciais, além de atraírem mais pacientes, ajudam (e muito) a economizar tempo.
Seja pontual
A pontualidade para que o fluxo no consultório siga sem interrupções não depende apenas do profissional que vai atender o paciente. Depende da equipe toda. Afinal, de nada vai adiantar colocar todas as dicas acima em prática e se esquecer da importância de ser pontual.
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