Fazer uma boa gestão de uma clínica é algo que requer dedicação, organização e segurança. Afinal, se trata de vários documentos, processos e informações confidenciais, que devem ser armazenadas de forma correta e sem o risco de vazamentos de informações confidenciais dos clientes e também da estratégia do seu negócio para a concorrência.
Afinal, todo profissional deseja ter um negócio diferenciado, capaz de se destacar em relação à concorrência, conquistar novos clientes e fidelizar os antigos. Com a ajuda da tecnologia, isso se torna bem mais simples. Hoje existem softwares específicos, capazes de automatizar esse trabalho e otimizar processos cotidianos, o que traz maior eficácia e praticidade, além de acabar com as falhas por erro humano.
Você ainda não está convencido? Tem receio de apostar na tecnologia? Então conheça agora mesmo alguns dos benefícios de se ter essa ferramenta para fazer a gestão do seu negócio! Confira:
O controle de clientes na gestão de clínica
Um dos grandes gargalos na gestão das clínicas acontece justamente nos processos de agendamento e comparecimento das consultas, que é a fonte de receita principal da clínica. Isso porque a taxa de esquecimentos e ausências ainda é bastante alta na maioria das clínicas, o que resulta em prejuízos para o dono do negócio.
No entanto, com a tecnologia, pode-se enviar lembretes automaticamente aos clientes, 24 horas antes da consulta, de modo que eles se lembrem e compareçam no dia e horário marcados. Além disso, o sistema pode contatar o cliente 6 meses após a sua última consulta, para lembrá-lo de que já é hora de retornar e fazer uma nova avaliação.
Dessa forma, a sua clínica consegue executar o controle de clientes sem a necessidade de designar uma secretária para fazer exclusivamente esse trabalho, deixando-a livre para executar outras atividades importantes para o negócio, para que ele seja mais organizado e funcional, mantenha a operação de suas atividades corretamente, sem a necessidade de contratar mais funcionários, o que é um custo extra para o dono do negócio.
O agendamento de consultas
Ter de fazer o agendamento de forma manual é uma grande perda de tempo para a clínica. Além disso, há o risco de se cometer erros, por uma simples desatenção do profissional ou de sua secretária, por exemplo.
Sem um sistema que faz o cruzamento de dados, existe a possibilidade de marcar dois procedimentos para o mesmo dia e horário ou simplesmente se esquecer de anotar na agenda ou na planilha, o que não é nada agradável para os clientes e pode demonstrar falta de organização.
Outro problema comum se dá quando o cliente desmarca a consulta em cima da hora. Sem um sistema otimizado, fica mais complicado localizar e remarcar/apagar o nome da pessoa que cancelou a consulta. Afinal, na pressa, a secretária ou o próprio profissional pode se equivocar, o que compromete a agenda do profissional.
Mas, com um software de gestão, esse tipo de problema não acontece. Todo o processo de agendamento, marcação e cancelamento de consultas são controlados de maneira simples, prática e totalmente otimizada, o que evita falhas, irritações e dores de cabeça desnecessárias com seus clientes.
Controle e gestão financeira
Um sistema para gestão acaba com a necessidade de se trabalhar com várias planilhas, ao integrar os dados e processos da sua clínica em uma mesma plataforma. Dessa forma, o profissional consegue ter o controle de todas as informações referentes ao seu negócio e não deixar passar nenhum tipo de detalhe relacionado à administração de recursos da clínica.
Dados de faturamento e financeiros, por exemplo, são reunidos em uma base unificada, que pode ser acessada remotamente pelo responsável da clínica, contribuindo para manter a organização do fluxo de caixa da empresa. Inclusive, isso é altamente relevante para quem tem planos de expandir a sua clínica, conquistar novos clientes e garantir maior representatividade no mercado.
Além disso, pode-se ter controle sobre os pagamentos de clientes que fizeram consultas particulares e os que vieram por meio de convênios médicos. Outro ponto positivo que o sistema ainda oferece ao profissional são os relatórios sobre atendimentos e custos com a compra de produtos, o que ajuda a fazer um bom controle de todo o orçamento do seu empreendimento.
A organização de contas a pagar e receber
Para os profissionais empreendedores, uma das maiores dificuldades é organizar o seu lado financeiro. Nesse caso, os módulos de gestão específicos presentes nos softwares são fundamentais para a visualização detalhada de gastos e receitas, para acompanhar a saúde financeira do seu negócio e evitar a desorganização com o caixa, o que é fundamental para a continuidade das atividades e o crescimento do negócio.
Organizar e dividir as despesas, de modo que elas sejam facilmente visualizadas, ajuda o responsável a identificar seus custos mais altos, gargalos financeiros e ainda facilita a extinção daqueles que são desnecessários ou que possam ser reduzidos. Dessa forma, pode-se planejar o corte de gastos de maneira inteligente e certeira, baseando-se em informações sólidas e confiáveis.
Outro ponto positivo diz respeito à verificação de quais contas devem ser pagas — o que reduz a incidência de atrasos e pagamento de multas, no caso das contas de consumo, por exemplo — e se houve queda ou lucro na entrada de consultas e procedimentos. Assim você consegue detectar precocemente tais alterações e agir antes que o problema fique ainda maior e represente perdas para a clínica.
A emissão de receitas
No modelo de gestão de clínica tradicional, é comum que o próprio profissional faça as receitas à mão, as carimbe e entregue ao cliente. No entanto, nem sempre a pessoa se lembra de adicionar a sua cópia ao histórico do cliente, o que pode representar um problema em consultas futuras.
Também é comum que, na hora de comprar o medicamento e ler a indicação de uso na receita, o farmacêutico não consiga compreender o que foi escrito, o que pode levar a erros capazes de comprometer a sua saúde.
Já com a adoção de um software de gestão, esse problema não acontece. Com ele, pode-se cadastrar previamente as prescrições, além de haver um preenchimento mais rápido com a ajuda do computador, o que facilita a vida do profissional e reduz drasticamente a ocorrência de erros e mal-entendidos.
Facilidade de acesso para a gestão de clínica
Com o uso de um sistema moderno, o profissional pode acessar os dados referentes à sua clínica a qualquer hora do dia ou da noite, mesmo fora de seu ambiente de trabalho. Isso porque os dados armazenados ficam acessíveis por você e por pessoas previamente cadastradas e autorizadas.
Isso pode ser feito a partir de qualquer dispositivo móvel que tenha acesso à internet, como notebooks, smartphones e tablets. Então, se você precisar de uma informação do seu negócio para tomar decisões ou fazer mudanças, tudo isso é possível, mesmo à distância.
Além disso, você pode analisar remotamente todos os recursos relacionados ao controle de caixa e seus registros, com todos os dados de transações realizadas no empreendimento, de maneira organizada e sem quaisquer tipos de erros.
Enfim, como é possível observar, os benefícios de um software de gestão de negócios são diversos e permitem que os processos internos sejam mais bem estruturados, exatos e tão organizados como os de uma grande empresa. Por isso, o uso da tecnologia é fundamental para garantir seu o sucesso e diferencial competitivo da sua marca no mercado.
Atualmente, existem diversas opções de software de gestão de negócios disponíveis para a sua clínica. Entre em contato conosco e conheça as opções mais viáveis e vantajosas para você!
