Um dos maiores desafios do cirurgião-dentista é a administração do próprio consultório, pois as faculdades não oferecem uma boa formação voltada para a gestão em odontologia. E ele precisa ser administrado como uma empresa, caso contrário, não proporcionará os lucros necessários para se manter funcionando.
Por isso, alguns conceitos básicos devem ser seguidos. Ter uma agenda organizada com controle de pacientes que compareceram ou não às consultas já ajuda bastante na administração do consultório. Além disso, você deve separar seu dinheiro do da empresa, estabelecendo uma retirada mensal como salário.
O cálculo correto da hora de trabalho é outro fator importante para manter a saúde financeira do negócio. Quer outras orientações de como fazer uma boa gestão do seu negócio? Então continue a leitura que daremos 7 dicas importantes. Confira!
1. Automatização de processos
A área odontológica é a mais saturada de todas as profissões ligadas à saúde. E com uma concorrência tão acirrada, a otimização dos processos se torna necessária para garantir que você se mantenha competitivo no mercado.
Quando falamos em otimização de processos, estamos falando em eliminar desperdício de tempo, recursos, capital humano, gargalos e erros, pois assim sua empresa atinge os objetivos em menor tempo.
2. Uso de softwares
O uso de softwares contribui consideravelmente com a gestão do consultório pois eles mantêm diversas informações de forma bastante organizada e segura. Além disso, o acesso aos dados de pacientes, fornecedores ou outros assuntos ficam bem mais simples, pois sistemas empresarias possuem versão para smartphone, o que possibilita o acesso ao software a qualquer hora ou lugar.
Há programas específicos para clínicas e consultórios odontológicos que prometem facilitar bastante a administração da empresa. Para escolher o software correto, basta fazer uma boa pesquisa para verificar qual é mais adequado a seu modelo de negócio.
3. Organização de relatórios de faturamento
Quanto tempo você leva para criar relatórios do faturamento no consultório? Calcular quanto entra de dinheiro no caixa da empresa é fundamental para uma boa gestão e, por isso, você deve fazer relatórios mensais de faturamento de uma forma organizada. Caso contrário, você vai perder muito tempo nesse processo.
Planilhas em Excel são uma boa alternativa, mas não se comparam ao uso de um bom software. Um programa específico oferece relatórios em tempo hábil e ainda permite a criação de gráficos capazes de comparar o faturamento dos meses anteriores, o que possibilita identificar possíveis erros e oportunidades de negócio.
4. Tenha um controle financeiro eficiente
Controlar a entrada e a saída de dinheiro do caixa do consultório também são requisitos de uma boa administração. Você precisa saber quais procedimentos estão dando mais retorno, quais deles consomem mais recursos e onde está sendo gasto dinheiro em demasia.
A movimentação financeira pode ser feita manualmente, com a ajuda de um livro caixa ou com o auxílio de programas específicos — que é a forma mais eficiente. O importante é que seja registrado tudo que entra e sai do caixa, pois, assim, até mesmo os relatórios mensais serão mais eficazes.
5. Adote estratégias de marketing eficientes
Um consultório precisa de boas estratégias de marketing como qualquer outro tipo de empresa. Mas é preciso investir nos canais de comunicação corretos. Então, faça uma pesquisa para conhecer a fundo seu público-alvo, pois assim você consegue direcionar corretamente os investimentos.
Estratégias em redes sociais e marketing de conteúdo são bastante eficientes para trazer resultados para o consultório. É claro que você não precisa abandonar as mídias tradicionais e pode criar cartões de visitas para seus pacientes ou ainda distribuir panfletos em pontos estratégicos da cidade.
Entretanto, o marketing digital ainda é a melhor ferramenta, pois oferece melhor custo-benefício.
6. Mantenha um bom controle de estoque
Manter um bom controle de estoque é fundamental para um bom gerenciamento do consultório odontológico. Imagine que você tenha uma cirurgia de implante marcada e falta um componente. Você só compra aquele material de um fornecedor específico e ele demora algum tempo para chegar.
Claro que você pode simplesmente remarcar a cirurgia, mas o paciente pode não gostar muito e você vai perder créditos com ele. Além disso, se isso se tornar uma rotina, vai prejudicar seu trabalho e consequentemente, afetar seus ganhos.
Então, tenha controle sobre a entrada e a saída de materiais e mantenha um ciclo regular de compras. Identificar quais materiais têm mais saída e ainda fazer um controle daqueles que têm data de validade mais curta vai ajudar a manter o estoque sempre em dia.
7. Invista no capital humano de sua empresa
Uma boa gestão em odontologia pede por funcionários capacitados, certo? Tanto secretárias como Técnicos em Saúde Bucal devem receber treinamento constante para aperfeiçoarem seu trabalho ao oferecerem o melhor atendimento ao paciente.
Não adianta investir em softwares de última geração, em um espaço confortável e equipamentos de última geração e se esquecer do capital humano. Afinal, a qualidade no atendimento é um dos principais responsáveis pelo sucesso do negócio.
8. Invista na fidelização dos pacientes
Para manter uma boa administração em seu consultório é preciso manter um bom fluxo de caixa. E, para isso, o negócio precisa de pacientes, pois são eles que trazem a renda. Então, não se esqueça de investir no marketing de relacionamento para manter seus pacientes fiéis a seus serviços.
Mantenha um banco de dados com o máximo de informação possível e envie cartões ou e-mail em datas especiais, como Natal, Aniversário, Dia dos Pais, Dia das Mães etc. Crie também promoções especiais para seus pacientes fiéis — dentro do Código de Ética Odontológico, claro!
Uma boa prática é ligar para os pacientes para lembrá-los de que eles devem fazer a limpeza dentária, pois, assim, você consegue identificar se há mais algum problema a ser tratado.
Essas são nossas dicas para que você consiga fazer uma boa gestão em odontologia e manter seu consultório sempre organizado e com um bom fluxo de pacientes. Ponha-as em prática, pois, como você viu, não é tão difícil quanto você imagina e os resultados logo virão.
Agora que você já sabe como melhorar a gestão de seu consultório, que tal compartilhar esse artigo com seus amigos em suas redes sociais? As informações podem ser úteis para eles também. Não perca tempo, compartilhe agora mesmo!
