Muitos dentistas que conquistam seus próprios consultórios costumam se deparar com a questão que abre o título deste post. E isso é muito comum. Afinal, a universidade prepara o dentista para ser um profissional de odontologia e não exatamente um empreendedor, certo?
Eu sempre costumo dizer que um consultório funciona exatamente como qualquer outra empresa e, para que ele seja bem-sucedido, é muito importante que seus donos e administradores busquem adquirir conhecimentos básicos de gestão.
Para te ajudar a administrar seu consultório odontológico da melhor forma, separei algumas práticas que precisam ser revistas e colocadas em ação. Vamos lá?
Organize seu espaço
Este aqui é o primeiro passo a ser colocado em prática. E eu não me refiro organizar apenas os espaços físicos da recepção e consultório. Me refiro também em colocar ordem em todas as áreas da sua empresa. Separe algumas horas do seu dia para dar uma garimpada no estoque, para rever como estão os materiais de escritório.
Lembre-se: por menos materiais que circulem na sua empresa, você precisa ter um controle rigoroso de entrada e saída para que nunca falte material para atender seu cliente e também não fique dinheiro parado em estoque.
Finanças e contabilidade em dia
É muito comum na correria diária do consultório (especialmente quando a equipe é bem reduzida) o dentista deixar de lado o gerenciamento financeiro do consultório.
Embora alguns dentistas possuem a assessoria de um contador, é de suma importância ter um tempinho para ver como andam as finanças do consultório. E isso engloba acompanhar as entradas e saídas de caixa, o capital de giro, verificar seu algum paciente deixou de pagar ou se os pagamentos de seus fornecedores estão em dia etc.
Equipamentos em funcionamento
Para um consultório ser bem administrado, as condições dos equipamentos e até mesmo dos móveis precisam ser averiguadas periodicamente. Afinal, cadeira odontológica, autoclave e demais itens são muito importantes e se não estiverem funcionando podem atrapalhar as atividades e atendimentos diários.
O mesmo podemos dizer sobre os demais móveis (cadeiras da recepção, balcão de atendimento, portas etc.). E não somente a manutenção regular deve ser considerada. A modernização deve estar sempre em pauta, já que um consultório, cuja fachada e móveis são mais modernos, costuma atrair mais clientes.
Monitoramento Comercial
O empresário não pode deixar de olhar com frequência a parte comercial de sua empresa. Quantos pacientes vieram, quem adquiriu o tratamento, como está o retorno dos antigos clientes? Esses números são difíceis de conseguir manualmente, mas com um sistema gerencial eles estarão a sua disposição sempre que precisar.
Atualize-se profissionalmente
Seus equipamentos estão em ótimo estado, as finanças estão em dia e o estoque está em ordem? Ótimo, mas ter esses itens “redondinhos” não basta para que seu consultório seja bem-sucedido de fato. É preciso que o profissional responsável invista em atualização constante.
Fique de olho nas tendências da área odontológica. Participe de cursos, workshops e não deixe de procurar cursos de especialização que estejam em alta e combinam com você. O importante é manter-se atualizado com o que acontece no mercado.
Cadastros e documentações em ordem
É fundamental para o consultório ter os cadastros de todos os pacientes em dia. Sem isso, a gestão com foco em qualidade de atendimento fica comprometida. Já pensou atender um paciente cujo histórico você não possui por falta de organização?
E olha que isso não atrapalha apenas a qualidade do atendimento. Do ponto de vista financeiro, essa organização é importante também. Com um sistema eficaz é possível, em apenas um clique, saber a situação financeira de cada um dos seus pacientes. Saber se estão com pagamento em dia, quem ainda está pagando um tratamento e por aí vai.
As dicas acima são apenas uma parte de tudo o que é preciso para tornar seu consultório cada vez mais produtivo.
Se você é dentista e começou seu negócio agora, a minha dica de ouro é não entrar em pânico. Com um pouco de esforço e um sistema e assessoria de qualidade, você consegue empreender tranquilamente! Comece designando para cada dia da semana uma das atividades acima e você verá que não é um bicho de sete cabeças.
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