Todo empreendimento passa por uma fase na qual é preciso tomar a decisão de instalar um sistema mais eficaz para acompanhar seu crescimento ou melhorar seu funcionamento. Apenas realizar as atividades, sem uma gestão de tempo e recursos, não é mais o suficiente. Estamos falando da implementação de processos, uma estratégia que visa fortalecer a empresa para possibilitar mais organização e crescimento.
Entretanto, fazer essa modificação na estrutura de uma clínica nem sempre parece tarefa fácil. Pensando nisso, reunimos algumas dicas para que você entenda como implementar processos em sua clínica com segurança. Confira!
Tenha uma estratégia de implementação de processos
É importante compreender que o planejamento é uma ferramenta importante antes mesmo da implementação de processos. Nada pode ser feito sem uma boa estratégia. Por isso, em primeiro lugar, considere tudo o que está envolvido nessa mudança e avalie como a clínica deve lidar com isso.
Estamos falando não só das atividades, mas dos próprios funcionários. É preciso mantê-los conscientes a respeito dos objetivos da clínica, e da forma como o trabalho de cada um será afetado e, acima de tudo, beneficiado.
O ideal é realizar uma gestão de mudança, na qual os funcionários são treinados aos poucos para se adequarem à nova dinâmica.
Em seguida, é hora de pensar nas etapas para a implementação. Lembre-se de estabelecer objetivos e também parâmetros, para avaliar se tudo está correndo conforme o esperado. É preciso se prevenir contra erros já no planejamento estratégico.
Faça a mudança de forma gradual
Na nova estrutura, os processos são controlados por um sistema que prevê etapas para cada um deles, estimando seu tempo de realização e a qualidade exigida em cada atividade. Isso pode não ser fácil de entender, num primeiro momento. Por isso, estabeleça uma mudança gradual e envolva os funcionários nesse processo.
O ideal é que eles estejam engajados na mudança, para que não haja o pensamento equivocado que a intenção dessa mudança é mantê-los sob vigilância. A implementação de processos, na verdade, define melhor cada tarefa e facilita o desempenho de cada função.
Por isso, é interessante que eles participem do mapeamento de processos, por exemplo. Valorizar as sugestões dos funcionários fará com que o detalhamento das atividades seja mais completo e eficiente.
Conte com uma equipe de apoio
Lembre-se de contar com profissionais que ajudem a tirar as dúvidas dos funcionários quanto ao novo sistema, para que a transição seja mais tranquila. Isso deve ocorrer tanto por meio de reuniões e treinamentos quanto no dia a dia, durante as etapas de implementação.
O cenário ideal prevê que, com o sistema totalmente implantado, os funcionários já se sintam confortáveis com sua utilização. Entretanto, sempre haverá dúvidas sobre pequenas questões, e elas precisam ser sanadas.
Com o avanço da tecnologia, é fundamental utilizar as ferramentas que ela oferece para facilitar a administração de sua clínica. No caso da implementação de processos, existem plataformas extremamente eficazes para auxiliar desde o momento da mudança até o dia a dia no novo modelo.
Certifique-se de manter uma equipe de suporte, interna ou externa, para auxiliar durante a fase de adaptação dos funcionários. O maior segredo para uma implementação de processos eficaz é manter os profissionais engajados nessa mudança e acompanhá-la de perto, passo a passo.
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