Um dos fatores que mais afeta a rentabilidade e a produtividade em um consultório de odontologia é a ausência do cliente em uma consulta previamente agendada. Para minimizar esse problema, é fundamental ter um eficiente controle de pacientes.
Obviamente, ninguém está livre de passar por imprevistos. Mas, nas clínicas odontológicas, esse tipo de situação é mais comum do que deveria.
Quando um horário é marcado, aquele período é destinado a um determinado atendimento. Então, se há uma falta, esse intervalo se torna ocioso, o que não é nada positivo e nem rentável para o profissional.
Acompanhe o artigo de hoje e descubra o que pode ser feito para realizar este controle e diminuir essas faltas!
Confirmar as consultas antecipadamente
Ainda que as consultas odontológicas sejam marcadas com certa antecedência e muitas pessoas mantenham seus horários organizados, outras acabam se esquecendo do dia ou do horário, e não comparecem.
Por isso, é importante entrar em contato com o paciente na véspera. Avisos podem ser feitos via telefone, mensagem de texto, WhatsApp e até por e-mail. De toda forma, esse tipo de comunicação deve ser sempre direta e amigável, com ênfase no fato de que o dentista o está esperando no dia e hora marcados.
Também se pode utilizar sistemas que automatizam o envio de lembretes para consultas, o que contribui bastante para o controle dos pacientes — além de representar uma economia maior, já que libera o funcionário que faria esse contato para a realização de outras tarefas no consultório odontológico.
Criar uma política sobre ausências
Ter uma política clara sobre o assunto é essencial para o bom andamento da clínica. Assim, o cliente fica a par das normas aplicáveis nos casos de falta sem comunicação prévia e de cancelamentos em cima da hora.
O mais indicado é determinar um prazo específico no qual ele possa cancelar a consulta e ainda ser encaixado em um horário que esteja vago. A tolerância em relação a atrasos também deve ser estabelecida.
Outro ponto que merece atenção é o de manter um registro atualizado daqueles que faltam ou se atrasam com frequência. Dessa forma, você pode estabelecer uma metodologia para lidar com esse tipo de caso.
Uma saída interessante é cobrar uma taxa pelos cancelamentos constantes, ou fazer o bloqueio de marcação para esse paciente, por um determinado intervalo de tempo. Assim, dificilmente ele desmarcará a consulta se não houver um bom motivo para tal.
Independentemente do tipo de política adotada no seu consultório odontológico, os pacientes devem ter ciência de quais são as penalidades pelo seu não-cumprimento, de forma clara e direta, sem deixar margem a dúvidas.
Vale lembrar que, para que essa política seja válida e amplamente utilizada, é essencial que o respeito parta dos dois lados. Ou seja, o dentista também deve cumprir com dias e horários pré-agendados. Do contrário, pode soar como falta de profissionalismo e compromisso com o cliente.
Melhorar a qualidade do atendimento prestado
Um dos motivos que levam um paciente a não comparecer no consultório odontológico é ele estar insatisfeito com algo. Talvez, a pessoa prefira ser atendida em outro local ou por outro profissional, principalmente se existem problemas no atendimento da clínica.
As principais reclamações nesse quesito são:
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demora no atendimento;
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falta de simpatia e cordialidade com o paciente por parte dos funcionários do consultório odontológico;
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dentista que demonstra pouca ou nenhuma preocupação pelo paciente;
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má qualidade no atendimento.
Incentivar o pagamento antecipado
Essa é uma ação interessante em relação ao controle dos pacientes, pois é muito difícil se esquecer de algo que já foi pago. Aliás, uma boa opção para que esse método tenha mais adesão é oferecer um desconto para quem pagar antecipadamente pela consulta.
Assim você incentiva o paciente a comparecer à consulta no dia e hora previamente marcados — além de ter a segurança de que, caso ocorra o cancelamento, o valor do serviço já foi quitado, o que reduz o prejuízo.
Reduzir o tempo de espera de seus clientes
Ninguém, por mais calmo que seja, gosta de ficar esperando por muito tempo quando vai a uma clínica odontológica — principalmente se estiver sentindo dor. Quando esse tipo de episódio se repete com frequência, acaba contribuindo para a ocorrência de faltas e atrasos.
Para evitar esse tipo de problema, estabeleça um determinado período na agenda para o atendimento simplificado. Essa ação permite que as pessoas sejam atendidas com maior rapidez, evitando longos intervalos de espera.
Além disso, deve-se providenciar uma sala de espera que seja confortável, com revistas atualizadas, aparelho de TV e Wi-Fi. Isso garante que a pessoa ficará mais entretida e não verá o tempo passar, especialmente nos dias em que a agenda do dentista estiver muito cheia.
Evitar agendamentos com prazos muito longos
A marcação de consultas com muita antecedência é interessante para clientes pontuais, mas, na prática, é arriscada. Isso porque muitos podem acabar se esquecendo de um procedimento marcado com 1 mês de antecedência, assumindo outro compromisso. Portanto, o ideal é trabalhar com agendamentos mais curtos — de, no máximo, 15 dias.
Existem casos em que essa marcação antecipada diz respeito a um tratamento ou procedimento que é feito em etapas. Nesses casos, é interessante entrar em contato com a pessoa alguns dias antes, para que ele confirme a consulta.
Utilizar um software de gestão para o controle de pacientes
Ter um controle efetivo e conseguir executá-lo em uma clínica odontológica nem sempre é uma tarefa simples, principalmente se você já tem uma carteira de clientes maior e uma agenda bastante ocupada. Por isso, o ideal é contar com a tecnologia nesse processo.
O uso de softwares de gestão, por exemplo, faz a marcação e registro dos atendimentos, o que reduz a ocorrência de falhas da própria equipe da clínica, pois se trata de um sistema inteligente e automatizado.
Enfim, ações como as que vimos aqui agilizam o dia a dia, ajudam a fazer um bom controle de pacientes e trazem mais lucratividade para o consultório odontológico. Além disso, resultam em uma maior interação, criando uma forte relação de respeito e confiança!
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