A organização da agenda odontologica é primordial para o bom andamento do consultório. Uma má organização pode causar constantes atrasos, fazendo com que o negócio perca sua credibilidade junto aos pacientes. Além disso, com uma agenda desorganizada, fica difícil saber quais serão os próximos atendimentos.
Para facilitar sua vida e de sua secretária, o ideal é que você use uma agenda online. E, se você acha que não é necessário, observe se a quantidade de pacientes é menor do que você esperava ou se há constantes erros na marcação de horários. Uma secretária sobrecarregada de trabalho pode causar esses dois problemas, pois ela pode ter dificuldade em manter sua agenda organizada.
Vantagens de utilizar a agenda odontologica digital
Se você ainda não conhece a agenda online, vamos falar sobre alguns benefícios do uso dessa ferramenta no consultório. Confira!
Agilidade na marcação de consultas
Como uma agenda digital é integrada com todos os dados dos pacientes, fica muito mais rápido e fácil para marcar os horários. Isso porque não há necessidade de a secretária perguntar dados pessoais a cada marcação de consulta.
Espaço infinito
O espaço de uma agenda de papel é bem limitado e, quando a secretária tem a letra grande, pode deixar as informações bem confusas. Na agenda online, é possível marcar quantas consultas quiser, colocar lembretes, tarefas e várias informações, tudo de forma extremamente organizada.
Rapidez na verificação de horários
Com a agenda online, você pode verificar seus horários a qualquer hora e em qualquer lugar a partir de um computador, tablet ou smartphone. Não é necessário ligar para o consultório para perguntar à secretária sobre seus horários marcados.
Isso facilita muito a vida de um profissional, principalmente quando ele atende em mais de um consultório. Como você pode consultar sua agenda em tempo real, há o acesso a informações sobre novos agendamentos e até mesmo cancelamentos. Assim, fica mais fácil organizar sua rotina diária.
Facilidade na confirmação de consultas com os pacientes
Com uma agenda digital, é possível enviar uma mensagem para o celular do paciente para lembrá-lo do horário de sua consulta. Então, ele pode responder se vai ou não comparecer.
Emissão de alerta de compromissos
Outra grande vantagem de uma agenda online é que ela emite um alerta quando é marcado um novo horário. Então, se você está atendendo ou ainda não está no consultório e foi marcado um paciente para aquele horário vago, você receberá um aviso, instantaneamente.
Armazenamento de histórico de informações
Todas as informações dos pacientes são armazenadas na agenda digital. Então, a cada atendimento, você pode verificar os tratamentos realizados por aquele paciente, o que ainda falta fazer, a quantidade de faltas etc.
Dicas de como organizar sua agenda de consultas
Uma agenda odontologica online facilita muita sua vida e otimiza bastante o trabalho da secretária, mas ela sozinha não é suficiente. É preciso se organizar para que a rotina do consultório seja produtiva. Abaixo, vamos dar algumas dicas básicas de como organizar seus horários. Confira.
Use um software específico
Embora algumas ferramentas gratuitas, como o Google Agenda ou aplicativos de celular, possam ajudar na organização de sua rotina de atendimento, um software específico ainda é a melhor opção. Isso porque os benefícios de lembretes e histórico de informações dos pacientes só existem em programas destinados a isso.
O ideal é que você contrate um sistema de gestão de consultório completo, que ofereça a ferramenta de agenda digital.
Gerencie o tempo de consulta
Um dos passos mais importantes para ter uma agenda odontologica eficiente é fazer uma boa gestão do tempo de cada consulta. Por isso, pense em quanto tempo é necessário para cada procedimento, para não haver atrasos durante o atendimento. É claro que um tratamento pode demorar mais do que o previsto, mas isso não deve acontecer com frequência, senão você perde a credibilidade com seus pacientes.
Confirme os horários com antecedência
Para não ficar com horários vagos em sua agenda de pacientes, peça a sua secretária para sempre confirmar os horários com, pelo menos, um dia de antecedência, pois, assim, é possível encaixar outra pessoa no horário que ficou vago.
Faça um checklist diário
É importante sempre fazer um checklist com as tarefas do dia. Por isso, logo no começo do expediente, abra sua agenda e veja quais são os horários marcados para aquela data e quais serão os procedimentos. Verifique se há todos os materiais necessários para cirurgias e tratamentos.
Se possível, faça isso até mesmo com um dia de antecedência para evitar contratempos, pois pode ser necessário um material que está em falta no consultório. Nesse caso, será necessário a compra do item para dar continuidade ao procedimento.
Conte com imprevistos
Imprevistos são inevitáveis e, para que eles não prejudiquem o bom andamento das consultas, você precisa estar pronto para lidar com eles. É comum que algum paciente chegue atrasado, seja por ter ficado preso no trânsito ou por qualquer outro compromisso.
Quando isso acontece, sua agenda fica toda bagunçada, pois todos os pacientes são impactados por causa desse atraso. Embora não tenha como controlar os imprevistos, é possível criar políticas que amenizam seu efeito negativo na rotina de trabalho.
Uma boa opção é estabelecer um tempo de tolerância para atrasos, assim, seus pacientes ficam mais disciplinados. O recomendado é que esse tempo varie entre 10 e 15 minutos, pois não é um tempo muito longo, então não prejudica tanto assim sua rotina.
Mas esse tempo precisa constar na agenda de pacientes. Se um procedimento demora 45 minutos e você estabeleceu que o tempo de tolerância é de 15 minutos, então deve marcar a próxima consulta para uma hora depois. Dessa maneira, você evita que o paciente a seguir espere muito tempo pelo atendimento.
Essas foram nossas dicas para a organização eficiente de sua agenda odontologica. Coloque-as em prática e observe como o atendimento aos seus pacientes será melhor e mais produtivo.
O que você achou dessas informações? São válidas para você organizar melhor seus atendimentos no consultório? O que você faz para organizar seu dia a dia de trabalho? Diga-nos sua opinião deixando um comentário logo abaixo!
