As técnicas da odontologia, assim como as exigências dos novos pacientes, evoluíram bastante. Hoje, todo dentista sabe que precisa contar com o melhor software odontologico para ajudá-lo a gerir sua clínica de forma mais prática e moderna.
Se você também deseja otimizar a rotina de trabalho do seu consultório, melhorar o nível de atendimento ao cliente e conseguir mais tempo para se dedicar a outras tarefas na empresa, precisa saber como escolher um bom sistema de gestão.
Para ajudar você nessa tarefa, destacamos alguns tópicos importantes que devem ser considerados antes de tomar a decisão de adquirir um programa específico para a sua clínica. Confira conosco!
Entenda as principais funcionalidades do software odontológico
Muitos dos softwares que você encontrará no mercado terão centenas de funcionalidades, mas será que a sua clínica vai precisar realmente de todas elas? Cada prática odontológica é única, e cada clínica possui suas próprias especificidades.
Você conhece a rotina do seu consultório e sabe exatamente quais são os pontos críticos da gestão que precisam ser melhorados e, consequentemente, pode avaliar quais funções serão úteis ou não para o seu modelo de negócio.
Para uma boa gestão do seu consultório odontológico, não é necessário investir em um sistema cheio de aparatos que não vão contribuir com a otimização do trabalho dos funcionários e nem melhorar a experiência do cliente.
O melhor software odontologico é aquele que oferece funcionalidades realmente necessárias para uma clínica especializada em odontologia, como cadastro, agenda, prontuário eletrônico, gerenciamento da base de clientes, controle de contas a pagar e receber, fechamento de caixa, orçamentos, envio de SMS, e-mail, entre outros recursos.
Verifique se o sistema pode integrar todos os processos de trabalho
Um sistema integrado é aquele em que os vários processos estão interligados: os módulos “conversam” um com o outro. Ou seja, há uma interface entre eles que fornece uma visão sistêmica de todas as ações executadas.
Os dados ficam concentrados em um só software e todos os envolvidos na gestão da clínica podem acompanhar em tempo real o que o outro faz, sem a necessidade de deslocamento. Isso agiliza o atendimento e garante e a integridade dos dados.
Outro ponto importante também, é verificar se o software possui integração com outras aplicações, caso seja necessário fazer importação de dados.
Analise se as aplicações são customizáveis e flexíveis
O melhor software odontologico deve ser flexível o bastante para permitir a inclusão de recursos extras à medida que a clínica cresce.
Sabendo que as necessidades podem variar de clínica para clínica (o que atende a demanda de uma pode não atender a de outra), o software escolhido deve oferecer aplicações customizáveis: disponibilizar opções de personalização de acordo com o perfil do negócio.
Certifique-se de que o sistema é intuitivo
Um dos grandes problemas que muitas empresas encontram hoje em dia é em relação à centralização de determinadas funções por uma só pessoa — apenas um funcionário sabe fazer certa tarefa e, caso ele não esteja disponível para realizar o trabalho, a qualidade do serviço ou o atendimento fica a desejar.
O fluxo de informações de um consultório odontológico é muito grande. Por isso, um software intuitivo permite uma otimização do tempo e evita a procrastinação do atendimento, já que os funcionários conseguem desempenhar suas funções de forma mais assertiva.
Para escolher o melhor software odontologico, outro fator que deve ser considerado é o fato de que um programa intuitivo permite que qualquer colaborador se adapte rapidamente, o que facilita a interação de todos com a nova ferramenta.
Pesquise sobre o suporte e treinamento
Não são poucos os dentistas que gastam muito tempo fazendo orçamentos, verificando as funcionalidades do software, mas se esquecem de um fator importantíssimo pós-compra: saber como será feito o treinamento dos funcionários e a disponibilidade do suporte.
Por isso, antes de adquirir um software odontológico, esteja certo de que no contrato há alguma especificação sobre esses dois itens, pois nunca se sabe quando surgirá uma dúvida sobre a operação do sistema ou algum problema que exigirá manutenção técnica.
A qualidade do treinamento e do suporte podem ser determinantes para o bom desempenho da sua prática odontológica. Jamais subestime ou ignore esse ponto.
Confira o armazenamento em nuvem do software
Mesmo sendo uma das soluções mais utilizadas pelas empresas de software hoje em dia, ainda há aquelas que preferem vender a licença permanente de um sistema local.
O grande problema é que muitos softwares instalados diretamente nos servidores da empresa não possuem a segurança necessária, pois os dados ficam bastante vulneráveis a malwares ou à perda de informações por má utilização dos usuários, além de exigir um custo maior com equipamentos.
Os melhores softwares odontológicos possuem armazenamento em nuvem, o que garante maior proteção das informações da clínica e de seus clientes, já que as informações ficam armazenadas em um banco de dados online, sem depender exclusivamente de determinadas máquinas.
Por isso, a otimização dos processos em nuvem é bem mais eficiente, o processamento é mais rápido e o gerenciamento e controle de dados da empresa podem ser feitos de qualquer lugar.
Em uma época em que as informações estão na palma da mão, não dá para andar na contramão da evolução. O melhor software de gestão odontológica deve ser baseado em cloud computing, sem sobra de dúvidas.
Considere a variedade de relatórios disponíveis
Todo bom sistema de gestão de um consultório de odontologia deve oferecer uma gama de relatórios para facilitar o gerenciamento do negócio, pois os relatórios permitem o cruzamento de informações e uma análise mais precisa de dados.
Além disso, eles oferecem uma visão mais ampla da situação da clínica, permitindo que o gestor trabalhe com indicadores seguros e tome suas decisões baseando-se em números concretos, e não em suposições.
Com um documento seguro em mãos, é mais fácil identificar as oportunidades de negócios, diagnosticar as falhas e buscar estratégias para corrigi-las a tempo.
Um software de gestão é um investimento
Muitas vezes, alguns dentistas acham caro o investimento em um pacote de serviços de um software de gestão, mesmo sabendo de todas as vantagens que ele pode trazer para o consultório. No entanto, é preciso avaliar os benefícios em detrimento ao custo, pois o valor do software vai muito além do dinheiro gasto.
As oportunidades de crescimento que um software trará para a empresa valem o investimento. Contar com um software de gestão é a melhor forma de aumentar a produtividade da empresa e diminuir o tempo com atividades burocráticas.
Esperamos que esse post tenha ajudado você a entender os fatores mais importantes na hora de escolher o melhor software odontologico para sua clínica. Se quiser ler outros artigos interessantes, não deixe de assinar a nossa newsletter agora mesmo. Temos muitos temas que podem ser proveitosos para você!
