Elaborar uma agenda eficiente e que gere aprovação do cliente pode ser uma tarefa complicada para muitos profissionais. Sobreposição de horários, muitas horas extras na semana e atrasos são alguns dos problemas mais recorrentes enfrentados por esses profissionais.
Falhas ao honrar compromissos em uma clínica são prejudiciais tanto para o cliente quanto para o profissional, que fica mais cansado e reduz o seu tempo livre com a família e com os amigos. Nesse sentido, uma agenda eficaz e bem organizada permite que o trabalho seja realizado dentro dos horários planejados.
Isso aumenta a qualidade do serviço do profissional e melhora a satisfação do cliente e a reputação da clínica. Confira neste artigo 6 dicas que poderão ajudar você a superar os desafios de manter uma agenda sistematizada, deixando-o livre para o lazer e a prática de hobbies após o fim do expediente. Boa leitura!
1. Implemente um software de gestão
A sistematização das rotinas administrativa e financeira é um ponto crucial para o bom funcionamento de todas as clínicas modernas. Uma ferramenta que auxilia nesse processo é a adoção de um software de gestão — um sistema online que permite, entre outras atividades, gerenciar atendimentos e otimizar informações.
A implementação de um bom software de gestão traz benefícios surpreendentes para a clínica e para os profissionais envolvidos. Tarefas cotidianas como marcar consultas, visualizar rotinas de trabalho, avaliar desempenhos e contatar clientes se tornam mais fáceis e rápidas.
Ao final do dia, perde-se menos tempo planejando o dia seguinte e ganha-se mais tempo livre para aproveitar com a família.
Contudo, a escolha de um software adequado ao perfil da clínica requer atenção. Existem muitas opções disponíveis no mercado e é preciso garantir que a ferramenta seja intuitiva, prática e que atenda às necessidades do contratante.
2. Gerencie o tempo de consulta
É bastante comum que algumas pessoas tenham que esperar muito tempo para ser atendidas. O quadro se agrava quando vários clientes se acumulam na sala de espera e o profissional não consegue descansar ou solucionar o problema de todos da fila de atendimento.
Para evitar que isso aconteça, padronize o tempo de duração da consulta de acordo com cada tipo de necessidade do cliente. Distribua os possíveis tipos de atendimento em categorias, como “cirurgia” ou “limpeza”, e estabeleça um tempo máximo para cada tipo de assistência.
Quando estiver com o cliente, atente-se ao relógio e, caso julgue necessário, altere o tempo previsto para a categoria nas próximas visitas. Além disso, evite fazer encaixes no meio das consultas. Se houver necessidade e se a agenda não estiver lotada, faça encaixes ao final. Assim, não há risco de haver atrasos na agenda dos clientes previamente confirmados.
3. Conheça seus clientes
Conhecer o perfil de clientes antigos é algo que muitos profissionais não consideram no momento de organizar a agenda de suas clínicas. Estude a pontualidade dos seus clientes e saiba de antemão quais são os problemas que serão trabalhados durante a consulta.
Sabendo quais pessoas costumam demorar e quais são mais regradas com horário, é possível antever imprevistos e agendar consultas contando com eventuais atrasos.
Outro ponto positivo é que, ao conhecer os hábitos e as necessidades do cliente, é possível intercalar consultas mais complicadas e demoradas com visitas mais rápidas, como retornos ou manutenção de aparelho. Desse modo, cria-se uma margem de tempo de segurança para prováveis eventualidades.
Por fim, identifique seus melhores clientes baseando-se em alguns critérios, como há quanto tempo eles vão à clínica, quantas recomendações da clínica que eles fazem a amigos e família e a pontualidade. Ofereça brindes e/ou descontos para promover ainda mais fidelidade.
4. Unifique informações e compromissos
A melhor maneira de otimizar a agenda da sua clínica é centralizando todas as informações possíveis. Para isso, não crie agendas múltiplas. Se a empresa tem uma agenda eletrônica, evite anotar consultas ou qualquer outra informação relevante em um bloco de notas ou em um caderno.
Ao unificar agendas, é possível perceber quais dos seus colegas está com a agenda muito sobrecarregada ou vazia em um determinado dia. Ao notar um desequilíbrio na quantidade de serviço de alguns dos profissionais, converse com os envolvidos e proponha uma melhor distribuição dos atendimentos, de modo que todos possam ter cargas de trabalho equivalentes.
Unifique também o atendimento de clientes. Se uma pessoa tem mais de um agendamento na semana, as chances de haver um atraso em, pelo menos, uma das consultas é maior do que se houver apenas uma visita à clínica. Assim, sempre que possível, procure marcar todos os procedimentos para o mesmo dia, evitando gerar atrasos em outros dias da semana.
5. Confirme clientes com antecedência
Muitos clientes se esquecem dos compromissos que têm durante a semana, incluindo a consulta marcada. Essas faltas são ainda mais comuns quando a pessoa marca o atendimento com muita antecedência. A ausência não prevista de um cliente gera um horário ocioso que prejudica todo o dia de trabalho do profissional.
Para evitar que isso aconteça, faça uma confirmação de presença um ou dois dias antes da consulta. É possível ligar ou mandar uma mensagem via WhatsApp ou Facebook. Se a escolha for por contatar o cliente por meio de alguma rede social, tome cuidado para que a sua página ou perfil faça uma abordagem profissional.
Se algum cliente informar previamente que não poderá comparecer à consulta, já é possível fazer a remarcação e ligar para alguém adiantando o horário, terminando o expediente mais cedo e tendo mais tempo livre para aproveitar.
6. Invista em treinamento para seus funcionários
Por mais que você tenha os melhores softwares e aplicativos do mercado, sua clínica não estará bem alinhado e organizado se seus funcionários não souberem os objetivos ou as etapas de funcionamento da clínica.
Assim, promova treinamento para os seus funcionários, de modo que todos tomem consciência dos valores e das prioridades da clínica, saibam como a automatização da agenda funciona e treinem suas habilidades de bom atendimento ao cliente.
Uma sugestão é organizar encontros informais e periódicos na clínica. Em um ambiente em que todos se sintam confortáveis, é provável que os funcionários façam comentários sobre o que está funcionando bem em cada clínica e o que precisa receber mais atenção ou sofrer alguma modificação.
Além disso, essas reuniões são ótimas oportunidades para que a equipe se conheça e se torne mais capaz de trabalhar em conjunto. Otimizar a agenda da sua clínica pode não ser uma tarefa fácil no início. É preciso um pouco de experiência e muita leitura sobre o assunto para antever atrasos e saber como lidar diante de cada imprevisto.
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