A implantação do software de gestão é uma realidade nas clínicas mais competitivas. Organizando os processos e mantendo as informações centralizadas, a produtividade da empresa aumenta, e os resultados são vistos tanto na satisfação dos clientes, com a expertise do atendimento, quanto no faturamento.
Pensando nisso, preparamos este post com problemas comuns no gerenciamento de clínicas, para que você saiba como resolvê-los por meio da adoção de um programa especializado. Quer saber mais sobre? Venha conosco na leitura!
Incompatibilidades no caixa
O fluxo de caixa é um assunto muito importante para gestores, independentemente do segmento. No caso da gestão profissional, não é diferente: as entradas e saídas precisam estar registradas, as contas têm que estar devidamente identificadas, com datas do fato gerador e da competência.
Para não se perder nos balanços, manter o registro fiel dessas movimentações não é dispensável. Por isso, usar um programa para organizar, dar visualização dinâmica, projeção fiel e controle total sobre o dinheiro da clínica é a melhor decisão. Assim, a administração se livra da dor de cabeça de procurar em evento por evento o que deu errado.
Mau direcionamento de marketing
Quando o uso de um sistema é colocado em pauta, cria-se automaticamente um registro acerca dos atendimentos executados. É possível segmentar os clientes em categorias, a fim de direcionar melhor as ações de marketing.
Obtendo relatórios de desempenho em mãos, a gestão sabe qual público está sendo mais atendido e, também, tem meios para planejar uma mudança ou um fortalecimento de cultura nesse sentido. É essencial saber quem a divulgação precisa atingir.
Acompanhar esses lances faz com que a promoção e publicidade dos serviços seja bem direcionadas, já que usará essas informações como base de orientação para criar a estratégia e planejar sua implantação.
Relacionamento ruim com clientes
O atendimento humanizado está a cada dia mais em alta. Para conseguir atrair o público-alvo desejado, fidelizar esse indivíduo e encantá-lo, é preciso ir além daquilo que todo mundo da área já faz.
Sendo assim, o uso de software de gestão especializado garante que as informações sejam facilmente localizadas. Então, esse cuidado garante mais proximidade entre a equipe de atendimento e o cliente.
Além disso, o sistema também pode colaborar para o lançamento de lembretes das consultas, já que os números e as formas de contato ficam registrados. Usar o banco de dados para um e-mail marketing, por exemplo, é uma boa ideia.
Registros onerosos
Imagine só ter que preencher manualmente todos os campos de uma ficha cadastral sempre que há um novo cliente, ou ter que criar esses espaços via planilha. O tempo e a energia que são gastos nesse tipo de atividade devem ser poupados.
Em todos os setores, há tarefas que devem ser automatizadas, e o software auxilia em todos os sentidos desse processo. Ao se desvencilhar de fazer lançamentos individuais, por exemplo, se ganha em tempo e produtividade.
Além disso, os colaboradores e a gerência têm disposição para focar no que é realmente importante, pensando e desempenhando estratégias e ações para atrair, atender bem e fidelizar os clientes, buscando melhorias e crescimento sempre.
Ruídos na comunicação
Principalmente para quem lida com agendas e informações personalizadas — pois cada cliente tem um histórico, além de restrições e preferências específicas —, um ruído na comunicação pode causar grandes transtornos, além de insatisfação do cliente, retrabalhos e consequente prejuízo.
Para que os setores trabalhem integrados, ou seja, todos obtenham as mesmas informações, da mesma forma, a eliminação de formulários, fichas, agendas de papel e post-its é essencial. Usar um software garante que as informações importantes sejam centralizadas e acessíveis.
Não basta usar um programa qualquer para atender às necessidades do seu negócio. É imprescindível que você considere a melhor escolha, no sentido de optar por um software de gestão, ou seja, um programa totalmente direcionado para o seu empreendimento. Além de se certificar de que a equipe por trás do programa entende suas dores, é importante que haja um acompanhamento periódico, usando-se de indicadores para constatar os resultados, além de controle financeiro.
Para saber o que considerar na hora de contratar um software, leia outro artigo sobre o assunto que preparamos para você!
