Muitos profissionais, principalmente os recém-formados, acreditam que o segredo do sucesso é abrir sua clínica em uma boa localização, investir em equipamentos de qualidade e deixar o consultório com uma estrutura excelente — ledo engano. O grande número de profissionais dificultou conseguir se destacar no mercado.
Além disso, o nível de exigência dos pacientes aumentou muito nos últimos anos, exigindo que práticas de gestão fossem aplicadas no dia a dia do negócio. Infelizmente, não é difícil encontrar clínicas que não tenham uma gestão eficiente, mesmo com profissionais altamente gabaritados e com uma formação técnica de respeito. É claro que vários erros são cometidos, mas alguns poderiam ser facilmente evitados.
Ficou interessado? Então, continue a leitura deste artigo e veja os 9 erros mais comuns na gestão de clínica e consultório!
1. Focar somente nas metas e oferecer um mau atendimento
Um consultório odontológico deve ter funcionamento semelhante a qualquer tipo de empresa. Em outras palavras, a clínica também deve ter metas a serem batidas, que devem ser previamente definidas. Para melhorar a gestão do negócio, devem-se definir quais são os objetivos a serem alcançados em curto, médio e longo prazo. Identificar e determinar o que se deseja conseguir vai facilitar o controle das ações e a concentração dos esforços.
Contudo, um dos principais erros é focar somente nas metas e se esquecer do atendimento. A qualidade do serviço e do relacionamento dos profissionais com os pacientes é fundamental para que eles sejam fidelizados com a sua clínica. Lembre-se: por melhor profissional que você seja, se um paciente tiver um mau atendimento poderá procurar outro profissional.
2. Descuidar da gestão financeira
O lado financeiro não é especialidade dos profissionais de saúde, não é mesmo? É comum que dentistas, por exemplo, concentrem suas atenções no aspecto operacional do negócio, deixando a gestão financeira de lado.
Contudo, é preciso lembrar de que as finanças são essenciais para a sobrevivência da sua empresa. O ideal é dedicar, pelo menos, uma hora por dia para analisar as contas da clínica, atualizando o fluxo de caixa, planejando os pagamentos e garantindo novos investimentos.
Essa é a única maneira de garantir o pagamento de todas as contas, preparar-se para o futuro e estar sempre de acordo com os avanços tecnológicos do mercado. A gestão financeira não é um bicho de sete cabeças e deve ser acompanhada de perto pelos gerentes do consultório. Pense nisso!
3. Estender demais o tempo das consultas
Cada caso é um caso, mas o profissional deve ter ciência do tempo máximo necessário para se realizar uma consulta. Demorar poucos minutos, além de ineficaz, é uma prática malvista pelos pacientes. Entretanto, demorar mais que o necessário pode ocasionar sérios prejuízos. Infelizmente, alguns profissionais já estão tão acostumados com essa rotina que a prática já se tornou usual.
Quando se estende uma consulta, a próxima certamente se atrasará. O segredo para garantir a satisfação de todos os clientes é contar com uma agenda organizada, evitando encaixar pacientes de última hora, e sempre respeitar o tempo máximo para cada um deles. Caso o serviço não possa ser finalizado com uma única consulta, recomenda-se marcar novos horários, evitando grandes transtornos.
4. Não encarar a clínica como sua empresa
A maioria das clínicas surge de uma parceria entre profissionais que se complementam, no sentido de prestarem serviços como Pessoa Jurídica e, assim, reduzir a carga tributária. Contudo, há certos empecilhos para que os dentistas considerem as clínicas e consultórios como suas empresas.
Os profissionais que trabalham em mais de um lugar, por exemplo, criam grandes gargalos na agenda do seu consultório. Além disso, viagens a trabalho ou para congressos também podem afetar a gestão financeira. A melhor alternativa é dar mais atenção ao seu empreendimento, melhorando a gestão de sua clínica, tratando-a como sua empresa e, se possível, dedicando-se integralmente à realização de suas atividades.
5. Não ter um plano estratégico
Pensar no dia atual ou no mês corrente não é suficiente para a gestão da clínica. Deve-se analisar o passado e, com base nos dados obtidos, projetar quais serão os próximos passos.
Para isso, a melhor alternativa é acompanhar os indicadores de desempenho e traçar metas para os meses subsequentes. Assim, será possível garantir a continuidade da prestação de serviços e o crescimento de seu empreendimento. Essa é a única maneira de prosperar e evoluir, principalmente em um mercado tão competitivo quanto o atual.
6. Misturar as contas da pessoa física com as contas da pessoa jurídica
Esse é um dos erros mais cometidos nas empresas brasileiras, independentemente de serem da área de saúde ou não. Entretanto, pode-se ressaltar que essa prática é um tanto comum nesse setor. Um dos principais problemas causados por isso é a Receita Federal considerar que todo o valor da empresa utilizado para pagar contas da pessoa física se origina de um pró-labore. Caso isso aconteça, a Receita poderá tributar o Imposto de Renda e cobrar a contribuição para previdência sobre esse valor.
Sendo assim, a melhor solução é fazer o levantamento, por meio do extrato da conta bancária da empresa, de todos os gastos relativos à pessoa física. Assim, esse valor pode ser considerado distribuição de lucro, sendo transferido para a conta pessoal do profissional, para que ele possa realizar os pagamentos de suas despesas.
Uma forma interessante de simplificar a gestão de clínica e consultório se dá pela utilização de softwares. Existem alternativas no mercado que são capazes de controlar as finanças e melhorar diversos aspectos no gerenciamento de sua clínica.
Contar com recursos tecnológicos pode automatizar a execução de diversas atividades e permitir o controle de ações, por meio de sistemas e aplicativos voltados para esse fim. Certamente, o desempenho dos seus serviços melhorará, bem como seus resultados. Vale a pena investir, não é mesmo?
7. Não se preocupar em manter a equipe motivada
Tão importante quanto saber da satisfação de seus clientes é conhecer a motivação de seus colaboradores. É preciso que eles estejam motivados para garantir a qualidade de atendimento da clínica. Afinal, uma equipe bem motivada vai conseguir oferecer um bom trabalho e permitir que o cliente se sinta à vontade com o tratamento dado a ele.
Portanto, é importante elaborar um plano de carreira, conversar e elogiar a sua equipe. Ainda é importante compartilhar metas de crescimento e capacitar o time para oferecer o melhor aos clientes. Isso pode ser feito por meio de treinamentos.
Treinar a sua equipe e destacar que cada cliente é único, pois não adianta querer tratar todos da mesma forma. É importante que cada colaborador tenha um atendimento de excelência com bastante simpatia. Com um bom tratamento, vai ser possível que a clínica conquiste ainda mais clientes e reduza a possibilidade de seus atuais buscarem o concorrente.
8. Ignorar a concorrência
Muitas vezes, o gestor de uma clínica tem muito orgulho de ter uma estrutura de excelência e uma equipe de qualidade. Com isso, acaba por se esquecer da concorrência. Não se pode ter uma postura esnobe, imaginando que a concorrência é inferior e nunca vai chegar ao seu alcance.
Um dos termômetros para aferir a concorrência é dar atenção ao feedback dos pacientes. Para avaliar isso, por exemplo, vocês podem disponibilizar formulários de satisfação do cliente e pedir que cada um preencha e deixe suas contribuições para melhorar atendimento da clínica. Dessa forma, vai ser possível saber o que a clínica se diferencia em relação à concorrência.
9. Não ter um diferencial competitivo
A sua clínica oferece algo de novo ou são sempre os procedimentos tradicionais? É importante considerar que hoje em dia as clínicas são cada vez mais procuradas por pessoas preocupadas não somente com a sua saúde, mas também com a aparência. Elas buscam procedimentos modernos para ficarem cada vez mais bonitas. Sendo assim, tenha o diferencial de oferecer procedimentos inovadores como a estética íntima.
Por exemplo, pode-se eliminar flacidez da região íntima bem como reduzir o excesso de gordura da área. Por meio desse procedimento é possível que as pacientes obtenham resultados incríveis, melhorando o aspecto estético e também a autoestima. Outro procedimento que pode ser adotado por sua clínica é a estética bioortomolecular. Trata-se de um conjunto de técnicas integrativas que tem o objetivo de equilibrar as disfunções estéticas emocionais e orgânicas.
Também outro procedimento que não pode ficar de fora da sua clínica é a microagulhamento capilar. Esse é um processo que trabalha na revitalização capilar e é altamente recomendado para as pessoas que querem combater a queda de cabelo ou tratar a calvície.
Como evitar os principais erros na gestão
A gestão de clínica não pode cometer erros. Isso porque cada vez que algo dá errado gera retrabalho e muitas vezes pode comprometer a imagem da clínica perante a clientela. Sem contar com o possível prejuízo financeiro. A seguir algumas soluções práticas para evitar erros de gestão de clínica.
Tenha os membros da sua equipe como aliados
Gerir solitariamente pode não ser uma boa estratégia para a gestão de uma clínica. O motivo disso é que agir de maneira isolada não permite observar os elementos que fazem parte dos processos da clínica.
Sendo assim, é importante sempre contar com a participação da equipe. Faço-os aliados para identificar problemas e encontrar soluções. Realize uma gestão mais participativa e tenha mais sucesso no negócio.
Invista em capacitação na área de empreendedorismo
Você tem o perfil de gestor? Esse perfil consiste em reunir características que permitem o crescimento e o desenvolvimento de projetos inovadores e, muitas vezes, arriscados. Nesse sentido, é importante se capacitar para o empreendedorismo.
Isso envolve, dentre outros detalhes, desenvolver uma mente inovadora.
Para ser um excelente gestor é preciso pensar fora da caixa. Isso quer dizer apresentar soluções diversas para os diferentes problemas que surgem no dia a dia. Isso pode ser conquistado por meio de leitura de livros inspiradores e participação em oficinas sobre tomada de decisões.
Também o gestor precisa ter uma autoconfiança imbatível. Ele precisa reconhecer que é capaz de realizar coisas com êxito. A partir das metas alcançadas, a gestão de clínica se torna mais confiante e, com isso, sempre haverá disposição para fazer o negócio crescer.
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